为加强我院档案工作，提高档案管理水平，确保各类档案的完整、安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据《档案法》和有关法律、法规，制订本制度。
    一、档案机构及其职责
    1、医院设综合档案室，集中统一管理全院各类档案。
    2、综合档案室隶属医院党政办公室，配备兼职档案管理人员。医院党政办公室主任兼任综合档案室主任。
    3、综合档案室的基本职责是：贯彻执行档案工作的政策、法规，制订档案工作计划；建立健全档案工作规章制度，并监督、检查、指导执行情况；负责各类档案资料的收集、整理、编目、鉴定、保管、销毁和统计工作；编辑档案参考资料，做好提供利用工作。
    4、各科室必须配备一名兼职档案人员，做好本科室形成文件的收集、整理等工作，并按时向综合档案室移交。
    5、档案工作人员要努力钻研档案业务，并认真负责地做好各项档案业务工作。
    二、档案立卷归档制度
    1、档案收集范围。凡医院党、政、工、团及各科室在业务工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文字材料以及图表、声像等材料，均属收集归档范围，应归档的文件材料必须完整、准确、系统，及时向综合档案室移交。任何个人不得据为已有或留存各科室。
    2、归档时间。文书档案材料应在次年六月底前完成归档工作。科研、基建档案应在项目完成后两个月内归档。会计档案，在会计年度终结后，由财务科保管一年，期满后于次年六月底前归档。照片、录音带、录像带等声像档案一般在活动结束后归档。
    3、归档职责。文书档案由医院党政办公室档案员负责收集整理。各科室业务档案由科室做好收集整理工作，形成完成案卷后移交档案室。基建、设备档案由项目负责人负责收集相关档案材料，并整理成卷册后移交档案室。会计档案由院财务人员负责整理好该年度的会计档案，形成会计档案目录，隔年度后向档案室移交档案。照片档案由照片拍摄者收集和筛选归档照片，并形成文字说明，做成数据包移交档案室。
    4、归档要求。文件材料归档必须按照立卷归档的范围，将归档文件材料收集完整齐全。档案整理应当遵循文件的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，准确划分保管期限，认真编制各类档案目录，便于保管和利用。
    （1）分类清楚，组卷合理。
    （2）案卷标题拟写完整、准确，卷内文件目录、备案表和案卷封面填写齐全、清楚。
    （3）卷内无金属物，破损文件得到修复，案卷装订结实美观，不影响阅读。
    （4）案卷按一定的次序系统排列、编号，并编制案卷目录等检索工具。
    （5）按《归档文件整理规则》整理文件应当符合规定要求。
    5、各科室向档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章。归档科室与档案室各一份分别保存。
    三、档案保管制度
    1、档案日常保管工作由综合档案室管理人员负责，切实履行管理职责。
    2、库房钥匙由档案管理人员保管，其他人员未经允许不得进入库房。
    3、认真做好档案库房防潮、防高温、防光、防尘、防火、防盗、防有害生物（霉菌、虫、鼠）等工作。
    4、档案库房内严禁吸烟和堆放易燃、易爆物品，不得堆放杂物，保持整洁卫生。
    5、对档案进行不定期检查，发现问题及时报告并采取有效措施。
    6、档案管理人员调动，应当及时办理交接手续。
    四、档案鉴定和销毁制度
    1、由医院档案鉴定小组负责对档案的鉴定工作。
    2、鉴定小组定期对档案进行鉴定，依据有关规定，认真审定每一份归档材料的保管期限和密级。
    3、综合档案室负责日常鉴定工作。在接收各科室档案时，应对兼职档案员送交的档案作认真审定。
    4、对保管期满的档案，由综合档案室向鉴定小组提出审阅要求，由鉴定小组核准是否销毁。
    5、对鉴定后需销毁档案，由综合档案室造具销毁清册和报告，经医院领导批准后方可销毁。未经鉴定，任何人不得随意销毁档案。
    6、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报本院领导，销毁清册应列入档案保存。
    五、档案统计制度
    1、统计工作由综合档案室负责。要定期对档案和档案工作的规模、数量、利用进行统计分析，为制定档案工作计划和总结提供依据。
    2、档案统计数据要准确，坚持实事求是，如实反映情况，使统计数据符合客观事实。
    3、建立统计台帐，有档案接收、移出、借阅、利用等方面的登记册，做好日常登记工作。
    六、档案利用制度
    1、综合档案室主要为本院工作人员提供档案利用。外单位人员查阅档案应持介绍信或其他合法证件，经综合档案室主任同意，可利用档案。
    2、利用档案需办理登记手续，一般在档案阅览室查阅档案。利用会计档案以及党支部会议记录、医院班子会议记录等内部材料需履行相应的审批手续。
    3、利用者要自觉维护档案的完整与安全，严禁有拆卷、撕页、污损、涂改、圈划、标注等有损档案的行为。
    4、归还借阅的档案，管理人员要当面检点无误方可办理注销手续。
    5、利用者应及时向综合档案室反馈档案利用效果情况。
    七、档案保密制度
    1、综合档案室应按规定要求严格加强管理，确保档案的安全。
    2、档案工作人员应严格遵守纪律，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。
    3、未经允许，档案工作人员不得将档案材料带到公共场所、家中及外出游览、探亲访友等，不得将档案材料外借私人。
    4、复制档案文件要严格把关，对国家机秘文件或不公开文件必须经院领导审批后，按规定办理。
    5、如发生火灾等意外，档案工作人员要积极组织抢救，并将档案转移到安全地点。