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绍兴市口腔医院档案管理暂行制度

信息来源: 本站原创       发布人: 系统管理员       发布时间: 2017-05-17       访问次数: 1369

第一章 总则


    为了进一步加强医院档案室的科学管理,有效地保护和利用档案,更好地为医院的各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和绍兴市卫生局、绍兴市档案局关于档案管理的有关规定,结合我院实际情况,特别制定本制度。
    一、根据击中统一管理档案的原则,本院各科室在开展医疗等公务活动中形成的全部档案(包括文书、行政管理、医教管理、会计、科技等不同的类,不事载体的档案)应有院综合档案室集中统一保管。
    二、医院综合档案室对各科室档案工作进行监督指导。
    三、医院综合档案室隶属于党政办公室,归档工作实行统一领导,分级管理。

第二章 机构、人员


    一、确立由书记主管,党政办公室具体负责医院档案工作,健全档案工作领导小组,将按鉴定小组,负责档案工作的监督和指导,确定档案存毁。
    二、调整配置兼职档案员,完善档案工作网络。


第三章 档案管理制度


    一、立卷归档制度
    1、归档范围:上级机关的重要文件及本院形成,有保存价值的各种形式的历史记录均应归档。本院档案分文书档案、科技档案、会计档案、声像档案四大类组卷。
    2、归档时间:文书档案按行政年度归档;科技档案按工程竣工时间归档;会计档案按会计年度归档;声像档案按行政年度归档。文书类按行政年度于次年三月份开始立卷工作六月份完成此项工作;会计类按行政年度结束后立卷,于次年六月底前移交档案室;科技类项目完成后立卷归档;声像类待有关活动结束加工后即归档。
    3、归档要求:
安全:凡归档范围内的文件资料均应收集安全、缺漏重要资料必须补全。
规范:做到资料安全、分类科学、组卷合理、保管期限划分正确、装订结实美观大方、编目清楚、档案排列有序。案卷题名清晰,能准确反映卷内文件材料内容。
整洁:档案材料要整洁,大小规范。
    4、不归档范围:院内各部门在报抄送的文件,本院与有关单位一般性的往来文书;一般性文件的事务性、临时性文件;一般性文件的历次修改稿;上级机关下发的供工期做参考的文件;非隶属机关同级抄送的不需要输入的文件材料;与本单位没有直接关系的商报、不必备案的文件材料。
    二、档案保管制度
档案室是保管档案、资料的重地,是机密的重地,为保证档案的安全系数和档案的完好无损,特制订以下制度:
    1、各类档案,分门别类。科学管理,存放有序,方便查找。
    2、严格执行安全制度,定期检查档案,做到“八防”、“三无”。
    3、严格执行档案保密制度,严守党和国家机密。
    4、禁止将明火、事物、易燃易爆物品带入档案室,注意水渍等玷污档案。
    5、档案进出应仔细清点和登记,办好移交手续。
    6、档案室查阅资料,查阅者不得大声喧哗,不得抽烟。
    7、定期查电气和消防器材,下班离开时应切断电源。
    三、档案保密制度
    档案管理人员要严守国家机密,严格遵守《保密守则》。
    1、不该看的机密,绝对不看;
    2、不该说的机密,绝对不说;
    3、不该问的机密,绝对不问;
    4、不该记录的机密,绝对不记录;
    5、不在办公场所和家居、子女、朋友面前谈论机密;
    6、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;
    7、未经主管管理批准,档案一律不得外借,如违反保密纪律,造成后者,视情节轻重,给予管理人员以纪律处分。
    四、档案资料借阅制度
    为了加强档案科学管理,更好地开展档案的利用工作,为医院工作服务,特制定以下制度:
    1、凡本院领导、职工因工作、学习需要而要查阅资料的,可直接向档案室查阅或借阅、外单位查阅本院档案、资料的应介绍信外,还需经本院领导(分管)同意。
    2、查阅档案、资料等,必须爱护档案,不得转借,更不得遗失。
    3、凡借阅查阅档案者必须填写档案利用登记本。
    4、借阅人员要爱护档案,查阅时不得撕页、涂改,一经发现有查借者负一切责任。
    5、未经许可,不可复制或拍摄档案资料。
    五、档案管理人员职责
    1、档案工作人员要热爱本职,忠于职守,遵纪守法,钻研业务,勤奋学习。
    2、及时做好档案的立卷、归档和编目工作,不断提高档案质量,使之规范化、科学化。
    3、不在档案室内堆放与档案无关的东西,落实档案管理八防措施。
    4、做好档案开发利用,为领导决策,医院教育做好服务工作。
    5、遵纪守法,严格遵守保密制度。
    6、定期考核检查,把档案工作作为处室考核的依据之一。

第四章 附则


    本制度自公布之日起执行。